Digitales eOffice (DMS)

Eine Lösung, die Ihnen die vollständige Kontrolle über die Dokumentation in Ihrer Organisation gibt. Die Lösung bietet vollständige Kontrolle über den Dokumentenfluss innerhalb Ihrer Organisation. Sie ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, den Empfang, die Registrierung, den Versand, die Archivierung und den Austausch zwischen Benutzern an bestimmten Dokumentationsstandorten. Die Lösung vereinfacht die Überwachung von Geschäftsprozessen erheblich und steigert die Effizienz der Arbeit, Kommunikation und die Geschwindigkeit der Bearbeitung von Akten. Das Subsystem ist eines der modernsten Dokumentenmanagement-Systeme.

Aufzeichnungen

Das Subsystem ermöglicht es, eingehende, ausgehende und interne Dokumente zu erstellen. Es unterstützt eigenständige Dokumentenregistrierungen, ohne dass Fallakten erforderlich sind oder Dokumente mit Fallakten verknüpft werden müssen. Die Lösung unterstützt die Übermittlung ausgehender Dokumente zur Überprüfung sowie den gesamten Registrierungsprozess in Übereinstimmung mit Standards und Vorschriften.

Akten

Stellen Sie die Integrität der Dokumentation sicher, indem Sie Elemente im Infinity-Subsystem erstellen. Fügen Sie Akten anderen Akten mit ähnlichem Inhalt hinzu, verbinden Sie verwandte Aufzeichnungen oder fügen Sie Akten mit allen zugehörigen Dokumenten der entsprechenden Lieferung mit nur wenigen Klicks hinzu.

Lieferscheine

Behalten Sie den Überblick über die Dokumentenbewegung innerhalb Ihres Systems mit Lieferungen. Eine Materiallieferung ändert den Aufbewahrungsort der Akte oder des Dokuments. Der interne Lieferschein dient der Lieferung von Artikeln und Dokumenten innerhalb desselben Dokumentationsstandorts. Der digitale Lieferschein ermöglicht eine elektronische Prüfung von Akten und Dokumenten für einen bestimmten Zeitraum. Der digitale Lieferschein ändert jedoch niemals den Aufbewahrungsort der Akte oder des Dokuments.

Post und Versand

Beinhaltet Aufzeichnungen über eingehende Mails, interne Mails und das Erstellen direkter Ausgangsmails. Mails bestehen aus Aufzeichnungen und anderen Mails (Briefe, Einschreibebrief, Pakete, Telegramme). Erstellung von Versanddokumenten durch das Verwaltungsbüro.

Ausleihe und Artikelprozess

Senden Sie Anfragen zur Genehmigung der Ausleihe von Archivdokumenten, mit der Überwachung der Rückgabefristen der Originalartikel und der Ablehnung des Einsichtsrechts (elektronische Liefernachweise) nach Ablauf des festgelegten Zeitraums. Die Bearbeitung der Artikel umfasst Genehmigung, Ausgabe und Festlegung von Prozessen.

Archivierung und Extraktion

Durch das System wird die Archivierung von Fallakten und Aufzeichnungen ermöglicht, zusammen mit der Verfolgung des Archivstandorts und der Vorschlag zur Rückholung archivierter Materialien nach Ablauf der Frist. Anfragen zur Genehmigung der Ausleihe von Archivdokumenten werden gesendet, mit der Überwachung der Rückgabefristen der Originalartikel und der Ablehnung des Einsichtsrechts (elektronische Liefernachweise) nach Ablauf des festgelegten Zeitraums.

Digitale Dokumentenarchivierung

Es ist Teil des APPCRO BMS-Systems und dient der vollständigen Aufzeichnung und Archivierung von Dokumenten. Es befindet sich in den Subsystemprofilen und ist ein zentraler Ort zum Speichern aller Arten von digitalen Dokumenten wie Dokumente, die in anderen Tools erstellt wurden (Microsoft, Excel), Bilder und andere digitale Dokumente. Außerdem können Sie zu jeder Datei einen spezifischen Kommentar hinzufügen, der in der Tabellarischen Vorschau des Anhangs angezeigt wird. Das DMS umfasst die Versionsverwaltung und das Versenden von Dokumenten zur Überprüfung.

Hinzufügen von Anhängen

Fügen Sie Dokumente, Tabellenkalkulationen und andere Dateien direkt der zugehörigen Entität hinzu, damit Ihre Mitarbeiter alle Informationen haben, die sie für diese Entität benötigen. Zusätzlich zum Hinzufügen von Anhängen ist es möglich, diese zu genehmigen und per E-Mail zu versenden.

Dateien zur Überprüfung/Genehmigung senden und alle Genehmigungen überprüfen

Beim Senden zur Zertifizierung erhält der Empfänger eine Benachrichtigung/E-Mail über das gesendete Dokument zur Zertifizierung oder Genehmigung und beginnt mit dem Prüfungsprozess. Die Genehmigungsübersicht listet alle Genehmigungen an einem Ort auf. Bleiben Sie auf dem Laufenden, erhalten Sie Benachrichtigungen über Anhänge, die zur Zertifizierung oder Genehmigung eingegangen sind. Sehen Sie alle Ihre genehmigten oder abgelehnten Anhänge.

Dateiversionierung

Ermöglicht es, eine alte Version oder eine Datei-Chronologie durch eine neue zu ersetzen. Es wird verwendet, um alle Änderungen an Dateien zu verfolgen, wodurch eine einfache Identifikation ermöglicht wird, wer die Änderung vorgenommen hat, was geändert wurde und den Zweck der Änderung. Das Beste daran ist, dass Sie die Datei jederzeit auf einen früheren Zustand zurücksetzen können und die gesamte Bearbeitungshistorie verfügbar ist.