Bureau numérique (DMS)

Une solution qui vous donne un contrôle total sur la documentation au sein de votre organisation. La solution permet un contrôle complet sur le flux de documentation dans votre organisation. Elle facilite la création et l'édition de documents, leur réception, enregistrement, expédition, archivage et l'échange entre utilisateurs à des endroits de documentation spécifiques. La solution simplifie considérablement la surveillance des processus commerciaux et améliore l'efficacité du travail, de la communication, ainsi que la rapidité de résolution des dossiers. Le sous-système est l'un des systèmes de gestion des archives les plus modernes.

Dossiers

Le sous-système vous permet de créer des archives entrantes, sortantes et internes. Il peut prendre en charge des enregistrements de documents indépendants, sans avoir besoin de dossiers de cas ou de lier des enregistrements à des dossiers de cas. La solution prend en charge la soumission des archives sortantes pour vérification, ainsi que l'ensemble du processus d'enregistrement conformément aux normes et réglementations.

Dossiers de cas

Assurez l'intégrité de la documentation en créant des éléments dans le sous-système Infinity. Attachez des dossiers de cas à d'autres dossiers de cas de contenu similaire, associez un enregistrement lié ou ajoutez des dossiers de cas avec tous leurs documents à la livraison appropriée en quelques clics seulement.

Bons de livraison

Suivez le mouvement des documents au sein de votre système avec les livraisons. La livraison matérielle modifie l'emplacement de la documentation du dossier de cas ou de l'enregistrement. Le bon de livraison interne sert à livrer des éléments et des documents au sein du même emplacement de documentation. Le bon de livraison numérique permet un examen électronique des dossiers de cas et des enregistrements pour une période déterminée. Le bon de livraison numérique ne modifie jamais l'emplacement de la documentation du dossier de cas ou de l'enregistrement.

Courriers et Expédition

Comprend les enregistrements des courriers entrants, les enregistrements des courriers internes et la création de courriers sortants directs. Les courriers se composent de registres et d'autres types de courriers (lettres, lettres recommandées, colis, télégrammes). Création de documents d'expédition (livraison) par le bureau administratif.

Emprunts et gestion des articles

Envoyez des demandes d'approbation pour emprunter des documents d'archives, avec un suivi des délais de retour des articles originaux et la suppression du droit de consultation (bons de livraison électroniques) une fois la période définie expirée. Le traitement des articles inclut les processus d'approbation, de délivrance et de définition.

Archivage et extraction

Grâce au système, l'archivage des dossiers et des documents est possible, avec le suivi de l'emplacement des archives et la suggestion de la récupération du matériel archivé après l'expiration du délai. Il est également possible d'envoyer des demandes d'approbation pour emprunter des documents archivés, avec le suivi des délais de retour des éléments originaux et la suppression du droit de consultation (bons de livraison électroniques) une fois la période définie expirée.

Stockage de documents numériques

Il fait partie du système APPCRO BMS et sert à l'enregistrement complet et à l'archivage des documents. Il se trouve dans les profils du sous-système et constitue un endroit central pour enregistrer tous les types de documents numériques tels que les documents créés dans d'autres outils (Microsoft, Excel), les images et d'autres documents numériques. Vous pouvez également ajouter un commentaire spécifique à chaque fichier, qui apparaîtra dans l'aperçu tabulaire des pièces jointes. Le DMS inclut la gestion des versions et l'envoi des documents pour vérification.

Ajout de pièces jointes

Ajoutez des documents, des tableurs et d'autres fichiers directement à l'entité concernée afin que vos employés disposent de toutes les informations nécessaires pour cette entité particulière. En plus de l'ajout de pièces jointes, il est possible de les approuver et de les envoyer par e-mail.

Envoyer des fichiers pour vérification/approbation et examiner toutes les approbations.

Lors de l'envoi pour certification, le destinataire reçoit une notification/un e-mail concernant le document envoyé pour certification ou approbation et commence le processus de vérification. L'aperçu des approbations répertorie toutes les approbations au même endroit. Restez à jour, recevez des notifications concernant les pièces jointes arrivées pour certification ou approbation. Consultez toutes vos pièces jointes approuvées ou rejetées.

La gestion des versions de fichiers

Permet de remplacer une ancienne version ou un lot de fichiers par une nouvelle. Il est utilisé pour suivre toutes les modifications apportées aux fichiers, permettant ainsi d'identifier facilement qui a effectué la modification, ce qui a été modifié et la raison de cette modification. Le meilleur dans tout cela est que vous pouvez restaurer le fichier à l'un de ses états précédents à tout moment et l'historique complet des modifications est disponible.