Digitalni eUred (DMS)

Rješenje je koje donosi potpunu kontrolu nad tokom dokumentacije unutar Vaše organizacije. Omogućuje kreiranje i uređivanje dokumenata, zaprimanje, urudžbiranje, otpremu, arhiviranje te međusobnu razmjenu između korisnika na pojedinim dokumentacijskim mjestima. Rješenje znatno olakšava praćenje poslovnih procesa i povećava učinkovitost rada, komunikacije i brzinu rješavanja predmeta.Rješenje uključuje sustav za upravljanje digitalnim dokumentima (DMS) uz mogućnost pregleda, verzija, pohrane na različite lokacije.

Pismena

Podsustav omogućava kreiranje ulaznih, izlaznih i internih pismena. Dostupna je evidencija samostalnih pismena bez spisa ili pridruživanje pismena spisima. Rješenje podržava slanje izlaznih pismena na ovjeru te njihov cjelokupni proces urudžbiranja usklađen sa normama i uredbom.

Predmeti (spisi)

Osigurajte cjelovitost dokumentacije kroz evidenciju predmeta u ovome modulu. Povezujte predmete s drugim predmetima sličnog sadržaja, pridružite predmetu srodna pismena ili dodajte predmet sa svim njegovim dokumentima na odgovarajuću dostavnicu kroz nekoliko klikova. Premeti se mogu dalje arhivirati, izlučivati i vraćati na uvid korisnicima.

Dostavnice

Uz dostavnice pratite kretanja dokumenata unutar sustava. Materijalna dostava odnosi se na dostavu predmeta za potpisivanje te svih drugih pismena zaprimljenih i registriranih u sustavu. Interna dostavnica služi za fizičku dostavu predmeta i pismena unutar istog dokumentacijskog mjesta. Elektronička dostavnica omogućava pregled predmeta i pismena na određeni period elektroničkim putem.

Pošiljke i otprema

U APPCRO BMS se mogu unositi zaprimljene pošiljke (ulazne) ili kreirati pošiljke prema van (izlazne) ili unutar poduzeća (interne). Čine ih pismena i druge pošiljke (npr. novčana pisma, paketi, brzojavi, itd.) Putem pisarnice omogućeno je kreiranje otpreme dokumenata.

Zahtjevi za revers i obrada stavki

Revers je potvrda putem koje se može izdati arhivska građa na posudbu unutar poduzeća, a kroz Infinity sustav omogućeno je kreiranje i uređivanje reversa te arhiviranih predmeta, pismena i opisnih stavki reversa. Pod obradom stavki revesra obuhvaćeni su procesi odobrenja, izdavanja i definiranja stavki.

Arhiviranje i izlučivanje građe

Kroz sustav dostupno je arhiviranje spisa i samostalnih pismena te praćenje lokacije arhivske građe i prijedlozi za izlučivanje arhivske građe nakon isteka roka čuvanja. Omogućeno je korištenje arhivske građe putem reversa uz praćenja rokova za povrat originalne građe i ukidanje prava pregleda (za elektroničke dostavnice) istekom definiranog roka.

Pohrana digitalnih dokumenata

Dio je APPCRO BMS sustava i služi za kompletnu evidenciju i arhivu dokumenata. Nalazi se na profilima podsustava te je središnje mjesto za spremanje svih vrsta digitalnih dokumenata kao što su dokumenti nastali u drugim alatima (microsoft, excel), slike i drugi digitalni dokumenti. Svakoj datoteci moguće je pridružiti i određeni komentar koji će se prikazati u tabličnom pregledu privitaka. U DMS uključeno je upravljanje verzijama te slanje dokumenata na ovjeru.

Dodavanje privitaka

Dodajte dokumente, proračunske tablice i druge datoteke izravno na povezani entitet kako bi vaši zaposlenici imali sve informacije koje su im potrebne upravo za taj entitet. Osim dodavanja privitaka omogućeno je njihovo odobravanje te slanje preko emaila.

Slanje datoteka na ovjeru/odobrenje i pregled svih odobravanja

Prilikom slanja na ovjeru, primatelj dobiva notifikaciju/e-mail o poslanom dokumentu na ovjeru ili odobrenje te započinje proces ovjere. Pregled odobravanja donosi listu svih odobravanja na jednom mjestu. Budite u toku, primajte notifikacije o privicima koji su stigli na ovjeru ili odobrenje. Imajte uvid u sve svoje odobrene ili odbijene privitke.

Verzioniranje datoteka

Omogućuje zamjenu stare verzije ili serije datoteka novom. Koristi se u svrhu praćenja svih izmjena na datotekama te se vrlo lako može pratiti tko je napravio izmjenu, što je sve izmijenio i u koju svrhu. Najbolje od svega je što u svakom trenutku datoteku možete vratiti na jedno od stanja u prošlosti i dostupna je cijela povijest izmjena.

Letak sa više informacija o ovom podustavu i njegovim modulima:

Preuzmi